Polityka prywatności — North & Vistula

POLITYKA PRYWATNOŚCI

NORTH & VISTULA

Administratorzy danych osobowych

Szymon Bocianowski • Piotr Orłowski

hello@northandvistula.pl

Stan prawny i redakcyjny: 24 sierpnia 2026 r.

§ 1. Informacje ogólne

1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych przez North & Vistula w związku z korzystaniem ze strony internetowej, formularzy kontaktowych oraz usług dotyczących w szczególności wiz, legalizacji pobytu i pracy, zezwoleń pobytowych, relokacji, spraw rodzinnych, obywatelstwa oraz obsługi pracodawców i klientów korporacyjnych.

2. Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z RODO, ustawą z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, ustawą z 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej oraz innymi przepisami właściwymi dla konkretnej sprawy.

3. North & Vistula stosuje zasadę minimalizacji danych: zakres informacji powinien odpowiadać rzeczywistej potrzebie wynikającej z celu kontaktu lub prowadzonej sprawy.

§ 2. Administratorzy i kontakt

1. Administratorami danych osobowych w ramach North & Vistula są Szymon Bocianowski oraz Piotr Orłowski.

2. W sprawach dotyczących prywatności, przetwarzania danych i realizacji praw wynikających z RODO należy kontaktować się pod adresem: hello@northandvistula.pl.

3. Jeżeli w konkretnej sprawie inny podmiot samodzielnie określa cele i sposoby przetwarzania danych, może występować jako odrębny administrator zgodnie z właściwymi przepisami.

§ 3. Kategorie przetwarzanych danych

1. Dane z formularza i pierwszego kontaktu

• imię i nazwisko;

• adres e-mail;

• numer telefonu;

• temat sprawy;

• treść wiadomości i informacje dobrowolnie przekazane w opisie sytuacji;

• dane techniczne związane z komunikacją lub korzystaniem z Serwisu.

Na etapie pierwszego kontaktu nie należy przesyłać skanów paszportów, dokumentacji medycznej, danych biometrycznych ani innych danych szczególnie wrażliwych, o ile nie są one rzeczywiście potrzebne i nie zostały wyraźnie zażądane w ramach konkretnej sprawy.

2. Dane przy obsłudze spraw migracyjnych

• dane identyfikacyjne, w tym imiona, nazwiska, poprzednie nazwiska, datę i miejsce urodzenia, obywatelstwo, płeć oraz numer PESEL, jeżeli został nadany;

• dane kontaktowe i adresowe;

• dane z paszportu, dokumentu podróży, wiz, kart pobytu i innych dokumentów pobytowych;

• informacje o rodzinie, stanie cywilnym i osobach pozostających na utrzymaniu, jeżeli są istotne dla postępowania;

• informacje o zatrudnieniu, pracodawcy, stanowisku, rodzaju umowy, wynagrodzeniu i miejscu wykonywania pracy;

• informacje o nauce, studiach, działalności gospodarczej, ubezpieczeniu, miejscu zamieszkania i środkach utrzymania;

• dokumenty finansowe wyłącznie w zakresie potrzebnym w danej procedurze;

• korespondencję z organami, decyzje, wezwania, zaświadczenia, pełnomocnictwa i potwierdzenia złożenia dokumentów;

• inne informacje wymagane przepisami albo niezbędne do prawidłowego prowadzenia konkretnej sprawy.

§ 4. Szczególne kategorie danych i dane o wyrokach

1. Ze względu na specyfikę niektórych spraw migracyjnych dokumentacja może wyjątkowo zawierać szczególne kategorie danych w rozumieniu art. 9 RODO, w szczególności dane dotyczące zdrowia, pochodzenia etnicznego, religii lub dane biometryczne.

2. Dane takie są przetwarzane wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne i istnieje właściwa podstawa z art. 9 ust. 2 RODO lub przepisu szczególnego.

3. Dane dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa są przetwarzane wyłącznie w granicach art. 10 RODO i właściwych przepisów prawa, jeżeli są rzeczywiście potrzebne dla prowadzonej sprawy.

§ 5. Cele i podstawy przetwarzania

1. Pierwszy kontakt, kwalifikacja sprawy i oferta

Dane są przetwarzane w celu odpowiedzi na zapytanie, wstępnego określenia sytuacji, umówienia konsultacji, przygotowania oferty oraz podjęcia działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy. Podstawą jest odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

2. Realizacja usługi

Jeżeli dochodzi do zawarcia umowy, dane są przetwarzane w zakresie niezbędnym do jej wykonania na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w zakresie obowiązków prawnych – art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

3. Klienci korporacyjni

Dane pracowników, kandydatów, pełnomocników, przedstawicieli i osób kontaktowych klienta korporacyjnego mogą być przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, jeżeli jest to niezbędne do realizacji współpracy z podmiotem będącym klientem.

4. Roszczenia i bezpieczeństwo

Dane mogą być przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu, zapobiegania nadużyciom oraz dokumentowania zgodności z obowiązkami prawnymi, co stanowi prawnie uzasadniony interes w rozumieniu art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

5. Marketing

Komunikacja marketingowa jest prowadzona tylko w zakresie dopuszczonym przez RODO i Prawo komunikacji elektronicznej. Jeżeli wymagane jest uzyskanie uprzedniej zgody na użycie danego kanału komunikacji, komunikacja marketingowa nie jest prowadzona przed jej uzyskaniem.

§ 6. Dane innych osób i odpowiedzialność za przekazywane informacje

1. Klient może przekazywać dane innych osób wyłącznie w zakresie rzeczywiście potrzebnym dla jego sprawy, np. dane małżonka, dzieci, rodziców, pracodawcy, pracownika, pełnomocnika lub osoby zapewniającej zakwaterowanie.

2. Osoba przekazująca dane powinna zadbać, aby były one prawdziwe, aktualne i kompletne oraz aby ich przekazanie nie naruszało prawa ani praw osób trzecich.

3. North & Vistula nie odpowiada za skutki wynikające wyłącznie z przekazania danych lub dokumentów nieprawdziwych, nieaktualnych, niekompletnych, podrobionych, zmanipulowanych albo przekazanych z opóźnieniem, chyba że odpowiedzialność taka wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów albo szkoda pozostaje w związku z zawinionym działaniem North & Vistula.

4. Jeżeli dane zostały pozyskane od innej osoby niż osoba, której dotyczą, obowiązek informacyjny z art. 14 RODO jest wykonywany w zakresie i terminie wymaganym przez prawo, z uwzględnieniem przewidzianych w RODO wyjątków.

§ 7. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające

Dane mogą być udostępniane wyłącznie w zakresie potrzebnym dla danego celu, w szczególności:

• osobom upoważnionym i współpracownikom uczestniczącym w obsłudze sprawy;

• dostawcom hostingu, poczty elektronicznej, narzędzi chmurowych, systemów CRM i usług bezpieczeństwa IT;

• księgowym, tłumaczom, tłumaczom przysięgłym, notariuszom, kurierom i innym profesjonalnym usługodawcom;

• urzędom wojewódzkim, Szefowi Urzędu do Spraw Cudzoziemców, Straży Granicznej, konsulatom, urzędom pracy, ZUS, organom podatkowym, sądom, organom ścigania i innym organom uprawnionym na podstawie prawa.

Jeżeli dany usługodawca przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie administratorów, stosowana jest odpowiednia umowa powierzenia zgodnie z art. 28 RODO, gdy jest wymagana.

§ 8. Przekazywanie danych poza EOG

1. Ze względu na międzynarodowy charakter spraw migracyjnych dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, jeżeli jest to konieczne dla konkretnej procedury lub korzystania z określonego dostawcy technologicznego.

2. Transfer odbywa się wyłącznie przy zastosowaniu mechanizmu dopuszczonego przez rozdział V RODO, w szczególności na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony, standardowych klauzul umownych, innych odpowiednich zabezpieczeń albo wyjątku z art. 49 RODO.

§ 9. Okres przechowywania

• dane z zapytań – przez okres potrzebny do obsługi zapytania, a następnie przez okres uzasadniony ochroną przed roszczeniami i potrzebą wykazania przebiegu kontaktu;

• dane klientów – przez okres współpracy, a następnie przez okres wynikający z przepisów, terminów przedawnienia i obowiązków dokumentacyjnych;

• dane księgowe – przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi;

• dane oparte na zgodzie – do czasu jej skutecznego wycofania lub wcześniejszego ustania celu;

• logi techniczne – przez okres uzasadniony bezpieczeństwem i eksploatacją systemów.

Po ustaniu podstawy przechowywania dane są usuwane albo anonimizowane, chyba że prawo nakazuje ich dalsze przechowywanie.

§ 10. Cookies i komunikacja elektroniczna

1. Serwis może korzystać z plików cookies i podobnych technologii niezbędnych do prawidłowego działania, bezpieczeństwa i zapamiętywania preferencji użytkownika.

2. Technologie analityczne i marketingowe, jeżeli są stosowane, są uruchamiane po uzyskaniu zgody, gdy wymaga tego Prawo komunikacji elektronicznej.

3. Użytkownik może w każdej chwili zmienić preferencje dotyczące cookies za pośrednictwem mechanizmu udostępnionego w Serwisie.

§ 11. Prawa osób, których dane dotyczą

W granicach wynikających z RODO osobie może przysługiwać prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii;

• sprostowania danych;

• usunięcia danych;

• ograniczenia przetwarzania;

• przenoszenia danych;

• wniesienia sprzeciwu;

• wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie;

• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Realizacja niektórych praw może być ograniczona przez przepisy, np. gdy dalsze przechowywanie danych jest konieczne do wykonania obowiązku prawnego lub ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.

Żądania należy kierować na: hello@northandvistula.pl.

§ 12. Bezpieczeństwo danych i incydenty

1. North & Vistula stosuje środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka, z uwzględnieniem art. 32 RODO, w szczególności zasadę minimalnych uprawnień, kontrolę dostępu, zabezpieczenie transmisji, kopie zapasowe, aktualizacje, zarządzanie incydentami i przeglądy uprawnień.

2. Żaden system informatyczny ani kanał komunikacji nie zapewnia absolutnego bezpieczeństwa. Niniejsze stwierdzenie nie wyłącza ani nie ogranicza obowiązków administratorów wynikających z RODO; oznacza jedynie, że bezpieczeństwo jest zarządzane w modelu opartym na ryzyku, a nie jako gwarancja całkowitej niemożliwości wystąpienia incydentu.

3. Stwierdzone naruszenia ochrony danych są oceniane i dokumentowane, a jeżeli spełnione są przesłanki ustawowe, zgłaszane właściwemu organowi nadzorczemu i komunikowane osobom, których dane dotyczą.

§ 13. Organy publiczne, podmioty trzecie i systemy zewnętrzne

1. Decyzje w sprawach wizowych, pobytowych, pracowniczych, obywatelskich i innych sprawach administracyjnych podejmują właściwe organy publiczne. North & Vistula nie kontroluje treści ich rozstrzygnięć, praktyki orzeczniczej, terminów faktycznego rozpoznania spraw ani zmian przepisów i praktyki urzędowej.

2. North & Vistula nie gwarantuje uzyskania wizy, zezwolenia, karty pobytu, obywatelstwa, zezwolenia na pracę ani innego korzystnego rozstrzygnięcia, a wskazywane terminy mają charakter informacyjny, o ile wyraźnie nie zastrzeżono inaczej w odrębnej umowie.

3. W granicach dopuszczonych prawem North & Vistula nie odpowiada za opóźnienia, niedostępność lub błędy systemów i usług pozostających poza jego faktyczną kontrolą, w szczególności systemów administracji publicznej, placówek dyplomatycznych, operatorów pocztowych, banków, dostawców podpisu elektronicznego i innych usługodawców zewnętrznych.

§ 14. Charakter informacji publikowanych w Serwisie

1. Informacje publikowane w Serwisie mają charakter ogólny i informacyjny. Nie stanowią gwarancji określonego rezultatu ani indywidualnej oceny prawnej konkretnej sprawy, jeżeli taka ocena nie została wyraźnie wykonana w ramach odrębnej usługi.

2. Przepisy i praktyka organów mogą ulegać zmianom. Użytkownik nie powinien podejmować istotnych decyzji dotyczących legalności pobytu, pracy, terminu wyjazdu lub złożenia wniosku wyłącznie na podstawie ogólnych treści serwisowych bez sprawdzenia ich aktualności dla konkretnego stanu faktycznego.

3. Linki do serwisów zewnętrznych są udostępniane pomocniczo. Za treść, bezpieczeństwo i zasady przetwarzania danych w niezależnych serwisach odpowiadają ich operatorzy.

§ 15. Ograniczenie odpowiedzialności — w maksymalnym prawnie dopuszczalnym zakresie

1. Poniższe postanowienia dotyczą przede wszystkim korzystania z Serwisu, ogólnych materiałów informacyjnych, formularzy i komunikacji technicznej. Szczegółowe zasady odpowiedzialności przy odpłatnych usługach mogą być określone odrębną umową lub regulaminem, z poszanowaniem bezwzględnie obowiązujących przepisów.

2. W maksymalnym zakresie dopuszczonym przez prawo North & Vistula nie ponosi odpowiedzialności za szkodę wynikającą wyłącznie z:

• nieprawdziwych, niepełnych, nieaktualnych albo przekazanych z opóźnieniem danych lub dokumentów dostarczonych przez użytkownika, klienta albo osobę trzecią;

• samodzielnego działania użytkownika sprzecznego z przekazaną mu informacją, instrukcją lub wezwaniem organu;

• decyzji, zaniechania, opóźnienia lub zmiany praktyki organu publicznego, sądu, konsulatu albo innego niezależnego podmiotu;

• awarii, niedostępności, cyberataku lub zakłócenia usługi zewnętrznej, jeżeli zdarzenie pozostawało poza rozsądną kontrolą North & Vistula i nie wynikało z zawinionego naruszenia obowiązków bezpieczeństwa;

• zmiany stanu prawnego lub praktyki urzędowej po dacie przygotowania ogólnej informacji opublikowanej w Serwisie.

3. W zakresie, w jakim prawo na to pozwala, odpowiedzialność związana wyłącznie z nieodpłatnym korzystaniem z Serwisu i ogólnych materiałów informacyjnych ogranicza się do szkody rzeczywistej pozostającej w adekwatnym związku przyczynowym z zawinionym działaniem North & Vistula. Odpowiedzialność za utracone korzyści, szkody pośrednie i następstwa decyzji biznesowych podjętych wyłącznie na podstawie ogólnych treści Serwisu jest wyłączona w zakresie dopuszczonym przez prawo.

4. Żadne postanowienie niniejszej Polityki nie wyłącza ani nie ogranicza odpowiedzialności, której zgodnie z prawem nie można skutecznie wyłączyć lub ograniczyć. Dotyczy to w szczególności odpowiedzialności wynikającej z RODO w zakresie przewidzianym art. 82 RODO, odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną umyślnie oraz bezwzględnie obowiązujących praw konsumentów.

5. Jeżeli jakiekolwiek ograniczenie odpowiedzialności okaże się bezskuteczne lub nieważne, nie wpływa to na ważność pozostałych postanowień; w jego miejsce zastosowanie ma najszersze ograniczenie odpowiedzialności dopuszczalne przez obowiązujące prawo.

§ 16. Brak zautomatyzowanej decyzji

North & Vistula nie podejmuje wobec osób decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie na nie wpływających wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania w rozumieniu art. 22 RODO, chyba że w przyszłości zostanie to wyraźnie wskazane wraz z właściwą podstawą prawną i wymaganymi zabezpieczeniami.

§ 17. Zmiany Polityki

1. Polityka może być aktualizowana w szczególności w razie zmiany prawa, sposobu świadczenia usług, stosowanych narzędzi, dostawców lub zakresu przetwarzanych danych.

2. Aktualna wersja Polityki jest publikowana w Serwisie. Zmiana Polityki nie może z mocą wsteczną pozbawiać osób praw przyznanych przez bezwzględnie obowiązujące przepisy.

§ 18. Kontakt

North & Vistula

Szymon Bocianowski • Piotr Orłowski

E-mail: hello@northandvistula.pl